Ohjeet FIMEn apurahan saajille

Päivitetty 21.3.2022

Noudata apurahasopimuksessa määriteltyjä ehtoja. Jos apurahasopimus ja nämä ohjeet ovat ristiriidassa keskenään, noudatetaan apurahasopimuksen ehtoja. 

Apurahasopimuksen laatiminen

Jos et voi ottaa apurahaa vastaan, ilmoita siitä välittömästi säätiön asiamiehelle.  

Apurahan saajan sekä Suomen Lähi-idän instituutin säätiön kesken solmitaan apurahasopimus, josta ilmenee apurahan käyttökohde sekä budjetti.  

Muutokset apurahan käyttötarkoitukseen 

Jos haluat käyttää apurahan kirjallisesti solmitusta sopimuksesta poikkeavalla tavalla, on tästä sovittava etukäteen kirjallisesti säätiön asiamiehen kanssa. Esimerkiksi matkakohteen vaihtaminen, matkan tarkoituksen muuttuminen, matkan keston merkittävä lyhentyminen tai rahan siirtäminen budjettikohtien (majoitus, lennot, muut kulut) välillä edellyttää lupaa säätiöltä. 

Hyväksyttävät kulut – koskee erityisesti matka-apurahoja 

Voit käyttää apurahaa vain kuluihin, jotka olet ilmoittanut budjetissa. Budjetin muutoksiin on pyydettävä etukäteen lupaa FIMEltä.  

Kaikki apurahasta maksettavat kulut tulee todistaa oikeiksi kuiteilla. Et voi käyttää apurahaa kuluihin, joista sinulla ei ole kuittia.  

Apurahaa ei voi koskaan käyttää seuraaviin tarkoituksiin: 

– Sakot 
– Lahjakortit 
– Elinkustannukset 
– Laitehankinnat 

Jos olet epävarma, voiko apurahaa käyttää johonkin tiettyyn kuluun, tarkista asia etukäteen FIMEltä. 

Huomiothan myös sopimuksen kohdan: “Kohtuullisina matkakustannuksina hyväksytään matkan toteuttamisen kannalta tarkoituksenmukaiset ja hinnaltaan kohtuulliset sekä kokonaistaloudellisesti edullisimmat kustannukset.” Ota tämä huomioon erityisesti lentolippuja ja majoitusta varatessa ja harkitse, onko taksilla matkustaminen välttämätöntä. 

Kun olet käyttänyt apurahan 

Toimita tältä sivulta ladattavissa oleva selvityslomake liitteineen säätiön asiamiehelle mahdollisimman pian apurahan käyttämisen jälkeen, kuitenkin viimeistään 15.12.2022. Jos joudut palauttamaan osan apurahasta, tee tämä heti matkasi päätyttyä, kuitenkin viimeistään 15.12.2022. 

Kulujen raportoiminen 

Numeroi kuitit juoksevalla numeroinnilla aikajärjestyksessä. Skannaa kuitit. Skannaamisessa auttaa, jos nidot tai teippaat kuitit kiinni A4-paperiin. Voit skannata yhdellä paperilla useampiakin kuitteja. Tarkasta jokainen skannattu kuitti: onhan koko kuitti luettavissa? 

Laadi kuluista lista esimerkiksi Excel-tiedostoon (ks. esimerkkitaulukko). Käytä samaa juoksevaa numerointia kuin kuiteissa. Kirjaa taulukkoon päivämäärä, kuitin numero, kulun selite, hinta ulkomaan valuutassa sekä hinta euroissa.  

Korttiostoissa käytä pankkisi vaihtokurssia, käteisostoissa vaihtamasi käteisen vaihtokurssia. Liitä tositteet pankin vaihtokursseista (kopio pankin tiliotteesta) tai valuutanvaihdosta (kopio vaihtotoimiston kuitista, ks. esimerkki valuutanvaihdon kuitista) mukaan raporttiin. 

Laske kulujen yhteishinta kahden desimaalin tarkkuuteen pyöristetyistä euromääristä. 

Lentojen boarding passien säilyttäminen – koskee ainoastaan matka-apurahaa 

Sinun ei tarvitse liittää raporttiin lentolippujen boarding passien kantoja, mutta sinun on säilytettävä ne kahden vuoden ajan. Sama koskee sähköisiä lentolippuja.  

Selvityslomakkeet

Matka-apurahojen ja arabian opiskeluun tarkoitettujen apurahojen raportoimiseen käytetään samaa lomaketta.

Apurahan selvityslomake 2022