Tietosuojaseloste, apurahat

Laadittu 27.9.2019, päivitetty 7.10.2019

Käyttötarkoitus: Suomen Lähi-idän instituutin säätiön sr apurahahakemusten ja apurahoja koskevan tiedon käsittely.

Rekisteröityjen ryhmät: apurahan hakijat ja saajat

Kuvaus henkilötietoryhmistä: Nimi, henkilötunnus, osoite, puhelinnumero, sähköposti, suoritetut tutkinnot ja pääaine, suoritetut opintopisteet, ansio- ja julkaisuluettelo, hakemuksen perustelut, suosittelijat ja heidän kirjoittamansa suositukset. Apurahan saajilta maksamista varten lisäksi pankkiyhteystiedot ja verotuskunta.

Vastaanottajaryhmät: Henkilötietoja käsittelevät säätiön henkilökunta ja hallituksen jäsenet. Apurahan maksamista varten tiedot kurssioikeuden saaneista henkilöistä (nimi, osoite, henkilötunnus, pankkiyhteystiedot, verotuskunta) luovutetaan taloushallintopalveluiden hoitajalle (Blond Accounts Oy). Yli 1000 € apurahoista luovutetaan tieto Verohallinnolle koneellisesti, Mela-vakuutusvelvollisuuden piiriin kuuluvista Melalle koneellisesti. Valtionavustuksesta maksetuista stipendeistä säätiö luovuttaa tiedot opetus- ja kulttuuriministeriölle.

Tietojen käsittely: Tietojen käsittelyssä noudatetaan huolellisuutta ja tietojärjestelmien avulla käsiteltävät tiedot suojataan asianmukaisesti. Kun tietoja säilytetään Internet-palvelimilla, niiden laitteiston fyysisestä ja digitaalisesta tietoturvasta huolehditaan asiaankuuluvasti. Tallennettuja tietoja sekä palvelimien käyttöoikeuksia ja muita henkilötietojen turvallisuuden kannalta kriittisiä tietoja käsitellään luottamuksellisesti ja vain niiden työntekijöiden ja luottamushenkilöiden toimesta, joiden työnkuvaan se kuuluu.

Tietojen säilytysajat tai sen määrittämiskriteerit: Apurahan saajien nimet ja tutkimusaiheet säilytetään historiatietona pysyvästi (instituutin vuosikertomukset). Apurahan saajien hakemukset säilytetään viiden vuoden ajan. Hylätyt hakemukset säilytetään kolmen vuoden ajan (peruste: apurahaa toistuvasti hakeneiden seuranta ja hakemusten kehitys).

Yhteystiedot:
Suomen Lähi-idän instituutin säätiö sr
Kalliolinnantie 4, 00140 Helsinki

Edustaja:
Inka Nokso-Koivisto
inka.nokso-koivisto(at)fime.fi
040-7320776